Прием документов на хранение от юридических и физических лиц

Прием документов на хранение от юридических и физических лиц

Содержание

Описание услуги

Способы подачи заявки:

  • Лично

  • Через законного представителя

Способы получения результата:

  • Лично

Услуга предоставляется бесплатно

Срок выполнения услуги

10 раб. дн

Срок, в течение которого заявление о предоставлении услуги должно быть зарегистрировано:

2 раб. дн

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении услуги лично:

15 минут

Порядок регистрации запроса:

Организация работы по обращениям заявителей осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Сектора Администрации Белинского района Пензенской области. Поступившее в Сектор письменное обращение от юридического или заявление от физического лица на предоставление муниципальной услуги регистрируется заведующей сектором, отвечающим за регистрацию документов, в течение одного дня. При регистрации поступившего обращения ставится входящий номер и дата поступления документа.

После регистрации заявления, обращение рассматривается заведующей Сектором. В ходе рассмотрения обращения определяется правомочность получения заявителем муниципальной услуги, наличие необходимых документов Административного регламента, степень подготовки документов к передаче на постоянное хранение.

По итогам рассмотрения обращения заведующая Сектором, отвечающая за предоставление муниципальной услуги, в течение 10 дней с момента регистрации обращения информирует заявителя о принятом решении.

В случае подготовленности дел к передаче на постоянное хранение определяются возможные сроки приема документов на хранение в архивный Сектор и заявитель включается в план-график приема дел, в других случаях – согласовываются сроки для получения информации по процедуре предоставления муниципальной услуги.

  • Физические лица

  • Юридические лица

Основание для оказания услуги:

Заявление граждан и юридических лиц.

Основание для отказа:

  • Предоставление муниципальной услуги может быть приостановлено в случаях: - поступления от заявителя письменного заявления о приостановлении предоставления муниципальной услуги; - обнаружения неполноты архивных документов, включенных в опись; - обнаружения ошибок в составлении описи дел, справочного аппарата и исторической справки (дополнений к исторической справке); - не правильного фондирование документов; - обнаружения некачественной обработки архивных документов.

  • Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги: - обращение с заявлением об оказании муниципальной услуги до истечения ведомственного срока хранения документов; - отсутствие у заявителя документально подтвержденного факта ликвидации или прекращения деятельности; - отказ подготовить документы к передаче на постоянное хранение в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, и библиотеках, организациях Российской академии наук и Основных правил работы архивов организаций; - не предоставление в полном объеме документов, - наличие правопреемника или вышестоящего органа организации при её ликвидации.

  • Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги: - обращение с заявлением об оказании муниципальной услуги до истечения ведомственного срока хранения документов; - отсутствие у заявителя документально подтвержденного факта ликвидации или прекращения деятельности; - отказ подготовить документы к передаче на постоянное хранение в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, и библиотеках, организациях Российской академии наук и Основных правил работы архивов организаций; - не предоставление в полном объеме документов, - наличие правопреемника или вышестоящего органа организации при её ликвидации.

  • Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги являются: - факт обращения в архивный сектор ненадлежащего лица; - наличие в представленных документах повреждений, подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений.

Результат предоставления муниципальной услуги: составление акта приема-передачи дел на постоянное хранение. Прием документов на хранение от юридических и физических лиц

Документы

Формат предоставления документа:

оригинал

Тип входящего документа:

Может быть получен в ходе оказания услуги

Варианты предоставления:

  • Предоставляется без возврата

Количество:

1

Описание:

Информация отсутствует

Формат предоставления документа:

оригинал

Тип входящего документа:

Может быть получен в ходе оказания услуги

Варианты предоставления:

  • Предоставляется без возврата

Количество:

1

Описание:

Информация отсутствует

Формат предоставления документа:

оригинал

Тип входящего документа:

Может быть получен в ходе оказания услуги

Варианты предоставления:

  • Предоставляется без возврата

Количество:

1

Описание:

Информация отсутствует

Формат предоставления документа:

оригинал

Тип входящего документа:

Может быть получен в ходе оказания услуги

Варианты предоставления:

  • Предоставляется без возврата

Количество:

4

Описание:

Информация отсутствует

Формат предоставления документа:

оригинал

Тип входящего документа:

Может быть получен в ходе оказания услуги

Варианты предоставления:

  • Предоставляется без возврата

Количество:

1

Описание:

Информация отсутствует

Формат предоставления документа:

оригинал

Тип входящего документа:

Может быть получен в ходе оказания услуги

Варианты предоставления:

  • Предоставляется без возврата

Количество:

1

Описание:

Информация отсутствует

Формат предоставления документа:

оригинал

Тип входящего документа:

Может быть получен в ходе оказания услуги

Варианты предоставления:

  • Предоставляется без возврата

Количество:

4

Описание:

Информация отсутствует

Скачать

Шаблон для заполнения

Формат предоставления документа:

оригинал

Тип входящего документа:

Может быть получен в ходе оказания услуги

Варианты предоставления:

  • Предоставляется без возврата

Количество:

1

Описание:

в случае, если отдельные виды документов не создавались или были утрачены

Формат предоставления документа:

оригинал

Тип входящего документа:

Может быть получен в ходе оказания услуги

Варианты предоставления:

  • Предоставляется без возврата

Количество:

4

Описание:

Информация отсутствует

Формат предоставления документа:

оригинал

Тип входящего документа:

Может быть получен в ходе оказания услуги

Варианты предоставления:

  • Предоставляется без возврата

Количество:

1

Описание:

Информация отсутствует

Дополнительная информация

Прием документов на хранение от юридических и физических лиц

Реестровый номер услуги

5800100010000101662

Идентификатор цели

5800000000165398987

Дата размещения сведений в Региональном реестре государственных услуг:

16 декабря 2010

Дата последнего обновления сведений в Региональном реестре государственных услуг:

02 октября 2018

51.1. Жалоба подается в администрацию Белинского района Пензенской области в письменной форме, в том числе при личном приеме заявителя, или в электронном виде.

Жалоба в письменной форме может быть также направлена по почте.

51.2. В случае подачи жалобы при личном приеме в администрацию Белинского района заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность, в соответствии с действующим законодательством.

51.3. В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя в соответствии с действующим законодательством.

51.4. В электронном виде жалоба может быть подана заявителем посредством:

а) в информационной системе «Веб-сайт администрации Белинского района» в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

б) федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

в) на портале государственных и муниципальных услуг Пензенской области www.gosuslugi.pnzreg.ru.»;

г) федеральной государственной информационной системы, обеспечивающей процесс досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия), совершенных при предоставлении муниципальных услуг.

51.5. Подача жалобы и документов, предусмотренных пунктами 51.2. и 51.3. в электронном виде осуществляется заявителем (представителем заявителя) в соответствии с действующим законодательством.

51.6. Рассмотрение жалоб осуществляется главой администрации Белинского района, предоставляющего муниципальную услугу в отношении решений и действий (бездействия) Сектора, а также должностных лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги.

51.7. Жалоба может быть подана заявителем через МАУ «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Белинского района» (далее - многофункциональный центр).

При поступлении жалобы многофункциональный центр обеспечивает ее передачу в администрацию Белинского района Пензенской области в порядке и сроки, которые установлены соглашением о взаимодействии между многофункциональным центром и администрацией Белинского района Пензенской области, но не позднее следующего рабочего дня со дня поступления жалобы.

При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в администрации Белинского района Пензенской области».

1.3. Дополнить главой 52 следующего содержания:

«52. Подача и рассмотрение жалоб на решения и действия (бездействие)

МАУ «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Белинского района», а также его должностных лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги.

52.1. Жалоба подается в администрацию Белинского района при обжаловании решений и действий (бездействия) многофункционального центра, руководителю многофункционального центра при обжаловании решений и действий (бездействий) работника многофункционального центра в письменной форме, в том числе при личном приеме заявителя, или в электронном виде.

52.2. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием официального сайта многофункционального центра, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

52.3. В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность, в соответствии с действующим законодательством.

52.4. В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя в соответствии с действующим законодательством.

52.5. В электронном виде жалоба может быть подана заявителем посредством:

а) официального сайта многофункционального центра, в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

б) федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

в) на портале государственных и муниципальных услуг Пензенской области www.gosuslugi.pnzreg.ru.»;

г) федеральной государственной информационной системы, обеспечивающей процесс досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия), совершенных при предоставлении государственных и муниципальных услуг.

52.6. Подача жалобы и документов, предусмотренных пунктами 52.3. и 52.4. в электронном виде осуществляется заявителем (представителем заявителя) в соответствии с действующим законодательством.

52.7. Рассмотрение жалоб осуществляется администрацией Белинского района в отношении решений и действий (бездействия) многофункционального центра Белинского района, руководителем многофункционального центра Белинского района в отношении решений и действий (бездействия) работника многофункционального центра Белинского района.

52.8. Жалоба на решения и действия (бездействие) администрации Белинского района, являющегося учредителем многофункционального центра, или руководителя многофункционального центра подается в Правительство Пензенской области и рассматривается Председателем Правительства Пензенской области, заместителем Председателя Правительства Пензенской области в соответствии с распределением обязанностей с учетом требований, установленных постановлением Правительства Пензенской области от 09.04.2018 № 212-пП «Об утверждении Порядка подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействия) исполнительных органов государственной власти (органов местного самоуправления муниципальных образований) Пензенской области и их должностных лиц, государственных гражданских (муниципальных) служащих и порядка подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) многофункциональных центров Пензенской области и их работников при предоставлении государственных услуг».

Информация отсутствует

Электронная почта

belinsk_adm@sura.ru, arhiv_belinskiy@mail.ru

Центр телефонного обслуживания

8(841-53)2-13-40, 8(841-53)2-18-01

Адрес места консультирования

Пензенская область, Белинский, ул. Площадь Комсомольская, д. 19

Дополнительная информация

Местонахождение, контактный телефон,

адрес электронной почты, график работы

Архивного сектора Администрации Белинского района Пензенской области.

 

 

Архивный сектор Администрации Белинского района

442250  Пензенская область, г. Белинский, пл. Советская, 16

 Контактные телефоны:

8(841-53)2-18-01

Адрес официального сайта Администрации Белинского района:

belinsk adm@sura.ru

Адрес электронной почты  Архивного сектора Администрации Белинского района:

arhiv_belinskiy@mail.ru

 

График  работы:

 

День недели

Время работы

понедельник  

08:00- 17:00

вторник

08-00- 17-00

среда  

08:00- 17:00

четверг    

08-00- 17-00

пятница

08:00- 17:00

суббота

выходной

воскресенье

выходной

перерыв с 12:00 до 13:00.

 

Электронная почта

belinsk_adm@sura.ru

Центр телефонного обслуживания

(84153) 2-13-12

Адрес места консультирования

Пензенская область, г. Белинский , ул. Комсомольская площадь, д. 19

Услуга предполагает межведомственное взаимодействие:

Нет

Название

Составление плана-графика приема архивных документов от юридических и физических лиц-источников комплектования архивного отдела;

Используется для межведомственного взаимодействия

Используется

Основания для начала

Заведующий сектором, осуществляющий функцию по предоставлению муниципальной услуги, по заявлениям граждан и юридических лиц осуществляет прием дел на хранение. Составляет план-график приема архивных документов

Результат

Составленный План график

Порядок передачи результата оказания

Заведующая Архивным Сектором Администрации доводит план график до организаций - источников комплектования

Критерии принятия решения для административной процедуры

Наличие полного пакета документов.

Название

Приём, регистрация и рассмотрение письменного обращения (от юридических лиц) или заявления (от физических лиц) на предоставление муниципальной услуги

Используется для межведомственного взаимодействия

Не используется

Основания для начала

Прием заявлений

Результат

Принятое заявление

Порядок передачи результата оказания

Внеплановый приём архивных документов на хранение может осуществляться в случаях:

- ликвидации заявителя как юридического лица, не имеющего правопреемника;

- угрозы сохранности архивных документов юридических лиц-источников комплектования архивного отдела, находящихся на ведомственном хранении.

Критерии принятия решения для административной процедуры

Наличие полного пакета документов.

Название

Анализ документов, предоставленных заявителем

Используется для межведомственного взаимодействия

Не используется

Основания для начала

Административная процедура, связанная с анализом документов, представленных заявителем муниципальной услуги, осуществляетсяв течение 3 рабочих дней с момента поступления документов, перечисленных в приложении N 3 настоящего Регламента.

Результат

В ходе анализа документов, предоставленных заявителем, определяются:

- правомочность получения заявителем муниципальной услуги;

- комплектность предоставленных документов;

- правильность фондирования и внутрифондовой организации подлежащих приёму дел;

- объем архивных документов, подлежащих приему на хранение;

- конкретные сроки приема архивных документов на хранение.

Порядок передачи результата оказания

Передача на исполнение

Критерии принятия решения для административной процедуры

Наличие полного пакета документов.

Название

Проверка комплектности документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Используется для межведомственного взаимодействия

Не используется

Основания для начала

Основанием для начала административной процедуры проверки комплектности документов необходимых для предоставления муниципальной услуги является поступление даты приема документов на постоянное хранение в архивный сектор (согласно плану – графику).

Результат

Заведующая сектором, отвечающая за предоставление муниципальной услуги, осуществляет проверку комплектности документов, на основании которых будет осуществляться прием дел на постоянное хранение:

- наличие необходимых экземпляров описей;

- наличие научно-справочного аппарата к описям (исторической справки или дополнения к ней, оглавления, списка сокращенных слов и т.д.);

- наличие документа, подтверждающего факт приватизации, акционирования юридического лица; ликвидации юридического лица; прекращении предпринимательской деятельности физическим лицом;

- наличие справки об утрате документов (в случае порчи, гибели архивных документов).

Порядок передачи результата оказания

Передача на исполнение

Критерии принятия решения для административной процедуры

Наличие полного пакета документов.

Название

Проверка технического, физического и санитарно-гигиенического состояния дел, поступающих на хранение

Используется для межведомственного взаимодействия

Не используется

Основания для начала

Основанием для начала административной процедуры проверки технического, физического и санитарно-гигиенического состояния дел поступающих на хранение является поступление дел заявителя в архивный Сектор.

Результат

Заведующая сектором, отвечающая за предоставление муниципальной услуги, в присутствии представителя заявителя путем визуального осмотра дел проводит проверку технического, физического и санитарно-гигиенического состояния дел и документов, а также страховых копий на особо ценные и уникальные документы.

Проверка технического состояния осуществляется с целью проверки правильности оформления дел (подшивка дел, нумерация листов, наличие листа–заверителя, оформление обложки дела). В ходе проверки выявлению и удалению подлежат все посторонние, находящиеся в делах, предметы: металлические, картонные, бумажные и другие закладки, скрепки и т.п.

В случае выявления небольших недостатков их исправление осуществляется представителем заявителя в помещении Сектора.

В случае выявления большого количества не оформленных дел, они возвращаются заявителю на техническое оформление, что влечет за собой отказ в предоставлении муниципальной услуги на основании п.45. Административного регламента.

В результате оценки физического и санитарно-гигиенического состояния дел и документов выявляются документы:

- с повреждением бумаги и текста;

- пораженные биологическими вредителями;

- с повышенной влажностью;

- запыленные.

При обнаружении указанных дефектов составляется акт произвольной формы, отражающий характер дефектов и меры по их устранению (реставрация, дезинфекция, обеспыливание, высушивание дел). Дела возвращаются заявителю на основании п.42. Административного регламента.

Проверка технического, физического и санитарно-гигиенического состояния дел и документов, а также страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы по согласованию с Сектором может проводиться заведующей Сектором, отвечающим за предоставление муниципальной услуги, предварительно непосредственно в помещении заявителя.

Порядок передачи результата оказания

Передача на исполнение

Критерии принятия решения для административной процедуры

Наличие полного пакета документов.

Название

Прием архивных документов на хранение

Используется для межведомственного взаимодействия

Не используется

Основания для начала

Основанием для начала административного действия является положительный результат проведенной проверки комплектности документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, проверки технического, физического и санитарно-гигиенического состояния дел, поступающих на хранение.

Результат

Заведующий сектором, отвечающий за предоставление муниципальной услуги, производит прием дел поединично, сопоставляя наименование дела, его крайние даты, количество листов, указанные на обложке дела с соответствующей описательной статьей в описи постоянного хранения или по личному составу.

Уникальные и особо ценные архивные документы принимаются на хранение с проведением полистной проверки дел и проверкой страховых копий архивных документов.

На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме дел в архивный сектор. Если количество дел в описи больше (меньше) количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих дел и причины их отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке о причинах отсутствия дел. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены копиями.


Порядок передачи результата оказания

Административная процедура приёма архивных документов на муниципальное хранение осуществляется в срок не более 10 рабочих дней.

Критерии принятия решения для административной процедуры

Наличие полного пакета документов.

Название

Оформление и выдача акта приёма-передачи архивных документов поступающих на хранение

Используется для межведомственного взаимодействия

Не используется

Основания для начала

Прием архивных документов на хранение оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение (приложение № 4 настоящего Регламента), который заверяется со стороны Сектора подписью заведующей и печатью, со стороны заявителя – подписью руководителя и печатью юридического лица или личной подписью физического лица.

Результат

Акт приёма-передачи архивных документов на хранение оформляется в двух экземплярах, один из которых остается в секторе, второй – выдаётся заявителю

Порядок передачи результата оказания

Передача на исполнение

Критерии принятия решения для административной процедуры

Наличие полного пакета документов.

Текущий этап оказания услуги в электронной форме

Нет информации

Целевой этап оказания услуги в электронной форме

Нет информации

Количество взаимодействий заявителя с должностными лицами

Нет информации